La gestione delle spese per un freelance

La vita da freelance significa libertà da orari rigidi, routine e capi, ma porta con sé anche una responsabilità maggiore rispetto a un lavoratore dipendente. Chi lavora da freelance può gestire come vuole il proprio tempo, è padrone di se stesso e può lavorare dove e quando vuole. Ma d’altro canto deve anche imparare a pianificare a gestire le proprie spese rispetto alle proprie entrate, a impostare un budget che tenga conto di eventuali costi fissi, come l’affitto di uno studio o delle attrezzature o anche della benzina, senza dimenticare il pagamento delle tasse.

Freelance, tra indipendenza e responsabilità

Insomma, essere freelance è un percorso che garantisce indipendenza, flessibilità e anche un possibile guadagno maggiore rispetto al lavoro dipendente ma sicuramente richiede maggiori competenze. Infatti, non è solo necessario saper svolgere al meglio il proprio lavoro, sapersi promuovere e trovare clienti ma anche avere i rudimenti per una buona pianificazione delle proprio spese, da affiancare a un commercialista di fiducia.

Essere tagliati per la vita da freelance dipende quindi anche dal tipo di persona che siamo, ma ci sono conoscenze che in ogni caso possono tornare molto utili per gettare le basi di un lavoro indipendente finanziariamente solido.

La gestione del budget: due conti separati

Punto primo, aprire due conti separati: uno deve essere quello personale, l’altro quello professionale. È fondamentale tenere i due ambiti separati intanto per una questione di gestione del budget: utilizzando il conto professionale per tutte le spese aziendali, dalle cene con i clienti alla benzina necessaria ad andare da loro, anche monitorarle diventa più semplice.

Ma non solo: i conti separati possono rivelarsi molto utili anche per ragioni fiscali e legali. Se venissero richiesti accertamenti fiscali, ad esempio, sarebbe più semplice dimostrare ogni movimento avvenuto sul conto aziendale. O ancora, se fosse necessario chiedere un prestito per allargare la propria attività, per la banca sarebbe preferibile avere un conto professionale da studiare per capire l’andamento degli affari e quindi la solidità della richiesta.

Freelance: come pianificare le spese

Il secondo passo nella gestione della vita da freelance è pianificare le proprie spese. A differenza di un dipendente, che ogni mese sa quanto riceverà di stipendio, un lavoratore autonomo non può sempre prevedere in maniera precisa quanto guadagnerà: per questo la pianificazione delle spese è ancora più importante, per evitare di spendere più di quanto è necessario, mettendo in atto semplici strategie.

Per prima cosa bisogna monitorare le abitudini di spesa, individuando quanto serve mensilmente per le necessità fondamentali, come pagare l’affitto o il mutuo, i trasporti, le utenze e la spesa settimanale al supermercato: questa è la cifra minima che dovrà entrare ogni mese per far fronte a queste spese di base.

Il passo successivo nella pianificazione è impostare un tetto massimo di spesa mensile, che comprenda quindi anche gli extra, come una cena fuori, una vacanza o lo shopping: avere un massimale ben chiaro eviterà eventuali acquisti d’impulso in un momento in cui magari le entrate sono andate particolarmente bene, e servirà a mettere da parte qualcosa per i mesi in cui invece il lavoro potrebbe essere di meno o i clienti non hanno saldato le fatture in tempo.

Darsi uno stipendio

Una buona soluzione potrebbe essere quella di darsi da soli uno stipendio, ovvero effettuare un pagamento fisso mensile dal conto business a quello privato con una cifra che tenga conto delle spese base più quelle extra. In questo modo si evitano sprechi e monitorando l’andamento del conto professionale si può valutare meglio come stanno andando gli affari.

Un’altra strategia intelligente è quella di definire il proprio budget con il metodo 50/30/20: ovvero destinare il 50% delle entrate alle spese di base, il 30% alle spese extra e il 20% in un fondo per risparmiare. In ogni caso, da freelance, è sempre meglio avere un fondo per le emergenze, come potrebbero essere la riparazione della macchina o spese mediche impreviste.

Il fondo tasse per il freelance

Una voce a parte è la pianificazione delle spese fiscali, ovvero come affrontare la tassazione essendo preparati in anticipo. Un aspetto cruciale che richiede disciplina e pianificazione, per evitare di ritrovarsi senza soldi con cui pagare le tasse, che tra Irpef, Inail, gestione separata dell’Inps ed eventualmente anche Irap e iscrizione al proprio albo professionale, non sono certo poche.

Per questo il freelance dovrebbe sempre accantonare intorno al 25-30% di tutto quello che guadagna in una sorta di fondo tasse, che possa garantirgli una copertura per i costi di fine anno.

In tale ambito il miglior alleato è il commercialista, che oltre ovviamente a tenere la contabilità e calcolare le imposte da pagare, può informare con largo anticipo il freelance sulle scadenze di imposte e tributi, capire come gestirle al meglio e anche a conoscere le spese detraibili.

Tra gli aspetti positivi della vita con una partita Iva, infatti, c’è la possibilità di dedurre molte spese o acquisti dalle tasse, per questo è bene informarsi con il proprio commercialista di quali sono detraibili a seconda del tipo di attività svolta e così pianificarle al meglio.

Ad esempio, si possono spesso scaricare non solo i costi per l’affitto dell’ufficio, per il wifi e il piano telefonico ma anche le apparecchiature tecnologiche, come stampanti e computer, e anche la cancelleria. Senza dimenticare i corsi di formazione, necessari per rimanere aggiornati nel proprio settore, così come i libri e gli abbonamenti a piattaforme che facilitano il lavoro. E ancora, si possono detrarre le spese di hosting del sito web, quello che si investono in pubblicità e il costo di eventuali viaggi di lavoro.

Vita da freelance: pianificare le entrate

Infine, per un’attività freelance di successo è importante non solo gestire le uscite ma anche le entrate. Per questo un freelance deve dotarsi di una strategia commerciale e di marketing con cui prima di tutto fissare i propri obiettivi di fatturato, ovvero il minimo da guadagnare per non andare in perdita, e poi come a realizzarlo, ovvero in che modo trovare nuovi clienti.